Optagelsesprocessen er opdelt i følgende faser:
1. Værelse opslås
Når en beboer opsiger sit lejemål, slås værelset op. Dette sker typisk via de elektroniske nyhedsbreve i de forskellige spejderkorps, samt pr. mail til de mennesker, der har skrevet sig på SpejderKollegiets "potentielle ansøger"-liste.
2. Ansøgninger vurderes
Ved fristens udløb gennemgås indsendte ansøgninger af beboerne. De ansøgere, som vurderes mest relevante indkaldes til en personlig samtale. Afviste ansøgere får direkte besked.
3. Personlig samtale
Ansøgerne inviteres til en uddybende samtale sammen med SpejderKollegiets beboere. Her får ansøger lejlighed til at se SpejderKollegiet, det ledige værelse, de øvrige beboere og får lejlighed til at stille alle de spørgsmål, som endnu ikke er blevet besvaret. Beboerne får desuden mulighed for at få et bedre billede af ansøgeren.
4. Ny beboer udpeges
Når alle samtaler er gennemført, udpeges den ny beboer. Dette sker typisk i løbet af få timer efter den sidste samtale. Alle ansøgere får direkte besked.